Chats, Leads und Zusammenfassungen

Chats ist der Ort, an dem jede Unterhaltung mit Ihrem Bot landet. Diese Anleitung zeigt, was Sie damit tun können, über das reine Lesen hinaus: die Fotos und Dokumente eines Besuchers ansehen, dem Chat einen Namen geben, ihn in einen Lead verwandeln und die KI ihn zusammenfassen lassen — einzeln oder für einen ganzen Tag, mit PDF zum Weiterleiten.

Fotos und Dokumente von Besuchern

Ein Besucher kann über die Büroklammer im Chat Dateien an eine Nachricht anhängen. Ein Foto wird von der KI in dem Moment beschrieben, in dem es eintrifft — was zu sehen ist, sichtbarer Text sowie Codes, Bestellnummern oder Beträge —, und ein Dokument wird als Text gelesen. Der Bot antwortet auf Basis dieser Beschreibung mit Ihrem Wissen, genau wie bei einer eingetippten Frage.

Deckt Ihr Wissen nicht ab, was der Besucher braucht, sagt der Bot dies und teilt mit, dass er die Datei weitergeleitet hat. Unter Chats sehen Sie die Datei selbst sowie einen kurzen Hinweis darauf, was die KI verstanden hat, sodass eine Person sich darum kümmern kann.

Fotos (JPG, PNG, WebP oder GIF) dürfen bis zu 5 MB groß sein, Dokumente (PDF, Word, Klartext, CSV oder Markdown) bis zu 10 MB; drei Dateien pro Nachricht, zehn pro Unterhaltung und 300 pro Tag für den gesamten Bot. Die vollständige Tabelle finden Sie unter Limits und Sicherheit.

Dateien werden zusammen mit der Unterhaltung gespeichert und mit ihr gelöscht — wenn die Unterhaltung durch Ihr Aufbewahrungsfenster abläuft oder wenn Sie das Unternehmen löschen. Sie zählen niemals zu Ihren monatlichen Antworten.

Um dies zu deaktivieren, schalten Sie Installieren → Besuchern erlauben, Fotos und Dateien zu senden aus. Die Büroklammer verschwindet aus dem Widget und Uploads werden abgelehnt.

Um ein Foto zu beschreiben, ist ein KI-Anbieter erforderlich, der Bilder erkennen kann (Gemini oder OpenAI). Antwortet keiner, erreicht die Datei Sie dennoch unter Chats, und der Bot teilt dem Besucher mit, dass er sie nicht lesen konnte.

Ältere Versionen der Android- und Flutter-SDKs können keine Dateiauswahl öffnen, daher blendet das Widget die Büroklammer in diesen Apps aus. Die widget reference listet die Versionen auf, die es können.

Einen Chat benennen

Öffnen Sie einen Chat und tippen Sie auf den Stift neben dem Titel, um ihm einen Namen zu geben; bis dahin wird er als Website-Besucher aufgeführt. Ein Name erscheint auch von selbst, sobald ein Besucher einen angibt — in einem Willkommens-Flow oder wenn er seine Daten hinterlässt, um mit einer Person zu sprechen.

Einen Lead markieren

Ein Lead ist ein Chat mit einem Status — es gibt nichts Separates zu erstellen. Öffnen Sie den Chat und wählen Sie einen Status; ein Kontaktfeld und eine Notiz erscheinen, und der Chat wird unter Leads aufgeführt.

Neu — eine Nachverfolgung wert, die noch niemand vorgenommen hat.
Kontaktiert — Sie haben angerufen, geschrieben oder geantwortet.
Qualifiziert — sie wollen, was Sie verkaufen, und können es sich leisten.
Gewonnen — sie haben gekauft oder gebucht.
Verloren — sie haben nicht gekauft oder sich nicht mehr gemeldet.

Ein Chat wird auch in zwei Fällen von selbst zu einem Lead: bei einem Willkommens-Flow, der so eingestellt ist, dass er den Chat beim Abschluss markiert, und bei einem Besucher, der eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinterlässt, um mit einer Person zu sprechen. Die Quelle wird beim Lead vermerkt, damit Sie die drei Fälle unterscheiden können.

Leads listet jeden Chat mit einem Status auf — Name, Kontakt, Interesse, die Seite, von der aus geschrieben wurde, und wann — und lässt sich nach Status filtern. Waiting on you ist die kürzere Liste der Besucher, die nach einer Person gefragt haben und noch warten; antworten Sie dort, und Ihre Antwort erscheint in deren eigenem Chat.

Export CSV auf dem Leads-Bildschirm lädt die aktuell angezeigte Liste herunter: Name, Kontakt, Status, Quelle, Notiz, Interesse, Seite, zuerst gesehen, letzte Nachricht und ein Link zum Chat.

Einen Chat zusammenfassen

Summarise erstellt bei jedem Chat mit mindestens zwei Nachrichten einen kurzen, sachlichen Bericht: einen Titel, das Anliegen des Besuchers und das Ergebnis, die Stimmung, wichtige Fakten, was der Bot getan hat, Maßnahmen für Sie und fürs Training, Lead-Details, die unbeantworteten Fragen und eine versandfertige Follow-up-Nachricht — mit WhatsApp-Link, wenn der Kontakt eine Telefonnummer ist.

Sie ist in der Sprache Ihres Bots verfasst, hält sich an das, was im Transkript steht, und übernimmt niemals Kartennummern, Einmalcodes oder Ausweisnummern in den Bericht.

Eine Zusammenfassung bleibt nach dem Erstellen erhalten. Neue Nachrichten markieren sie als veraltet; die alte bleibt lesbar, und Aktualisieren erstellt eine neue.

Heutige Zusammenfassung

Heutige Zusammenfassung oben in Chats fasst einen ganzen Tag zusammen: Unterhaltungen, Nachrichten, die der Bot beantworten konnte und nicht konnte, Übergaben an eine Person, Dateien, neue Leads und die aktivste Stunde — dann die wichtigsten Themen mit je einem Beispiel, die wiederkehrenden Problemfelder mit einem Lösungsvorschlag, die Leads, die eine Nachverfolgung wert sind, Maßnahmen und Vorschläge für das Training des Bots.

Wählen Sie ein beliebiges Datum; der Tag läuft von Mitternacht bis Mitternacht in der Zeitzone Ihres Browsers. Die Zählungen sind immer aktuell. Der geschriebene Teil bleibt erhalten und wird als veraltet markiert, sobald sich die Zahlen ändern, und Neu generieren aktualisiert ihn.

PDF

PDF herunterladen liefert Ihnen bei beiden Zusammenfassungen ein echtes Dokument mit demselben Inhalt, gestaltet zum Drucken oder Weiterleiten. Jede Sprache, die Ihr Bot sprechen kann, wird korrekt gedruckt, außer Japanisch, Koreanisch und Chinesisch, deren Zeichen in der Datei nicht dargestellt werden — die Zusammenfassung auf dem Bildschirm ist davon nicht betroffen.

Zusammenfassungen haben ihr eigenes Kontingent von 40 pro Tag und Bot, getrennt von Ihren Antworten. Eine vorhandene Zusammenfassung zu lesen oder ihr PDF herunterzuladen, ist kostenlos; nur das Erstellen einer neuen zählt.