চ্যাট, লিড এবং সারাংশ

চ্যাটসমূহ হলো যেখানে আপনার বটের সাথে হওয়া প্রতিটি কথোপকথন জমা হয়। এই গাইডে এটি পড়া ছাড়া আপনি আর কী করতে পারেন তা আছে: ভিজিটরের পাঠানো ছবি ও ডকুমেন্ট দেখুন, চ্যাটকে একটি নাম দিন, এটিকে একটি লিডে রূপান্তর করুন, এবং AI দিয়ে এর সারাংশ তৈরি করান — একবারে একটি চ্যাট বা একটি পুরো দিন, ফরওয়ার্ড করার জন্য একটি PDF সহ।

ভিজিটরদের কাছ থেকে ছবি এবং ডকুমেন্ট

একজন ভিজিটর চ্যাটের পেপারক্লিপ দিয়ে একটি মেসেজে ফাইল সংযুক্ত করতে পারেন। ছবিটি আসার সাথে সাথেই AI তা বর্ণনা করে — এতে কী দেখা যাচ্ছে, দৃশ্যমান কোনো টেক্সট, এবং কোড, অর্ডার নম্বর বা পরিমাণ — এবং একটি ডকুমেন্ট টেক্সট হিসেবে পড়া হয়। বট আপনার নলেজ ব্যবহার করে সেই বর্ণনা থেকে উত্তর দেয়, ঠিক যেভাবে এটি একটি টাইপ করা প্রশ্ন থেকে দিত।

ভিজিটরের প্রয়োজনীয় বিষয় আপনার নলেজে না থাকলে, বট তা জানায় এবং তাদের বলে যে ফাইলটি পাঠিয়ে দেওয়া হয়েছে। চ্যাটসমূহে আপনি ফাইলটি নিজে এবং AI যা বুঝেছে তার এক লাইনের একটি নোট দেখতে পান, যাতে একজন ব্যক্তি বিষয়টি হাতে নিতে পারেন।

ছবি (JPG, PNG, WebP বা GIF) প্রতিটি সর্বোচ্চ 5 MB এবং ডকুমেন্ট (PDF, Word, প্লেইন টেক্সট, CSV বা Markdown) সর্বোচ্চ 10 MB পর্যন্ত হতে পারে; প্রতি মেসেজে তিনটি ফাইল, প্রতি কথোপকথনে দশটি, এবং পুরো বটের জন্য দিনে ৩০০টি। সম্পূর্ণ টেবিলটি সীমা ও নিরাপত্তা-তে আছে।

ফাইলগুলো কথোপকথনের সাথে সংরক্ষিত হয় এবং এর সাথেই মুছে যায় — যখন আপনার রিটেনশন উইন্ডোতে কথোপকথনের মেয়াদ শেষ হয়, বা আপনি ব্যবসাটি মুছে ফেলেন। এগুলো কখনোই আপনার মাসিক উত্তরের বিপরীতে গণনা করা হয় না।

এটি বন্ধ করতে, ইনস্টল → ভিজিটরদের ছবি ও ফাইল পাঠাতে দিন বন্ধ করুন। উইজেট থেকে পেপারক্লিপ অদৃশ্য হয়ে যাবে এবং আপলোড প্রত্যাখ্যান করা হবে।

একটি চ্যাটকে নাম দেওয়া

একটি চ্যাট খুলুন এবং এর শিরোনামের পাশে পেন্সিলে ট্যাপ করে এটিকে একটি নাম দিন; ততক্ষণ এটি ওয়েবসাইট ভিজিটর হিসেবে তালিকাভুক্ত থাকে। কোনো ভিজিটর নিজে একটি নাম দিলেও তা নিজে থেকেই চলে আসে — একটি স্বাগত ফ্লোতে, অথবা যখন তারা একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলার জন্য তাদের বিবরণ রেখে যান।

একটি লিড চিহ্নিত করা

একটি লিড হলো স্ট্যাটাসসহ একটি চ্যাট — আলাদা করে তৈরি করার কিছু নেই। চ্যাটটি খুলুন এবং একটি স্ট্যাটাস বেছে নিন; একটি যোগাযোগ ক্ষেত্র এবং একটি নোট দেখা যাবে, এবং চ্যাটটি লিডস-এর অধীনে তালিকাভুক্ত হবে।

• নতুন — ফলো-আপ করার মতো, এবং এখনও কেউ করেননি।
• যোগাযোগ হয়েছে — আপনি কল করেছেন, মেসেজ পাঠিয়েছেন বা উত্তর দিয়েছেন।
• যোগ্য — তারা আপনি যা বিক্রি করেন তা চান এবং কিনতে সক্ষম।
• জিতেছে — তারা কিনেছেন বা বুক করেছেন।
• হারিয়েছে — তারা কেনেননি, বা যোগাযোগ বন্ধ করে দিয়েছেন।

একটি চ্যাট দুটি ক্ষেত্রে নিজে থেকেও একটি লিড হয়ে যায়: একটি স্বাগত ফ্লো যা শেষ হলে চ্যাটকে চিহ্নিত করার জন্য সেট করা আছে, এবং একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলার জন্য ফোন নম্বর বা ইমেইল রেখে যাওয়া কোনো ভিজিটর। সোর্সটি লিডে রেকর্ড থাকে, তাই আপনি তিনটিকে আলাদা করে চিনতে পারেন।

লিডস স্ট্যাটাসসহ প্রতিটি চ্যাট তালিকাভুক্ত করে — নাম, যোগাযোগ, তারা কীসে আগ্রহী ছিলেন, তারা কোন পেজ থেকে লিখেছেন এবং কখন — এবং স্ট্যাটাস অনুযায়ী ফিল্টার করে। আপনার অপেক্ষায় হলো একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলতে চাওয়া এবং এখনও অপেক্ষারত ভিজিটরদের ছোট তালিকা; সেখানে উত্তর দিলে আপনার উত্তর তাদের নিজস্ব চ্যাটে দেখা যাবে।

লিডস স্ক্রিনে CSV এক্সপোর্ট করুন আপনি যে তালিকাটি দেখছেন তা ডাউনলোড করে: নাম, যোগাযোগ, স্ট্যাটাস, সোর্স, নোট, আগ্রহ, পেজ, প্রথম দেখা, শেষ মেসেজ এবং চ্যাটের লিঙ্ক।

একটি চ্যাটের সারাংশ তৈরি করা

অন্তত দুটি মেসেজসহ যেকোনো চ্যাটে সারাংশ তৈরি করুন একটি সংক্ষিপ্ত, তথ্যনির্ভর রিপোর্ট লেখে: একটি শিরোনাম, ভিজিটরের উদ্দেশ্য ও ফলাফল, সেন্টিমেন্ট, মূল তথ্য, বট যা করেছে, আপনার জন্য এবং প্রশিক্ষণের জন্য অ্যাকশন আইটেম, লিডের বিবরণ, উত্তর না পাওয়া প্রশ্নগুলো, এবং পাঠানোর জন্য প্রস্তুত একটি ফলো-আপ মেসেজ — যোগাযোগ ফোন নম্বর হলে একটি WhatsApp লিঙ্কসহ।

এটি আপনার বটের ভাষায় লেখা হয়, ট্রান্সক্রিপ্টে যা আছে তার সাথেই লেগে থাকে, এবং কখনোই কার্ড নম্বর, ওয়ান-টাইম কোড বা আইডি নম্বর রিপোর্টে কপি করে না।

একবার লেখা হলে একটি সারাংশ সংরক্ষিত থাকে। নতুন মেসেজ এটিকে বাসি চিহ্নিত করে; পুরনোটি পড়ার মতো থেকে যায় এবং রিফ্রেশ করুন একটি নতুন সারাংশ লেখে।

আজকের সারাংশ

চ্যাটসমূহের শীর্ষে আজকের সারাংশ পুরো দিনটিকে সংক্ষিপ্ত করে: কথোপকথন, বট যেসব মেসেজের উত্তর দিয়েছে ও দিতে পারেনি, একজন ব্যক্তির কাছে হস্তান্তর, ফাইল, নতুন লিড এবং সবচেয়ে ব্যস্ত সময় — এরপর প্রতিটির একটি উদাহরণসহ শীর্ষ বিষয়, যেসব বিষয়ে এটি বারবার ব্যর্থ হয়েছে তার একটি প্রস্তাবিত সমাধানসহ, তাড়া করার মতো লিড, অ্যাকশন আইটেম এবং বটকে প্রশিক্ষণ দেওয়ার পরামর্শ।

যেকোনো তারিখ বেছে নিন; দিনটি আপনার ব্রাউজারের টাইম জোনে রাত ১২টা থেকে রাত ১২টা পর্যন্ত গণনা করা হয়। গণনাগুলো সবসময় লাইভ। লেখা অংশটি সংরক্ষিত থাকে এবং গণনা পরিবর্তন হলে বাসি চিহ্নিত হয়, আর পুনরায় তৈরি করুন এটি নতুন করে দেয়।

PDF

যেকোনো সারাংশে PDF ডাউনলোড করুন আপনাকে একই কন্টেন্টসহ একটি প্রকৃত ডকুমেন্ট দেয়, যা প্রিন্ট বা ফরওয়ার্ড করার জন্য সাজানো। আপনার বট যে যেকোনো ভাষায় কথা বলতে পারে তা সঠিকভাবে প্রিন্ট হয়, শুধু জাপানি, কোরিয়ান এবং চীনা বাদে, যাদের অক্ষরগুলো ফাইলে রেন্ডার হয় না — স্ক্রিনের সারাংশে এর কোনো প্রভাব পড়ে না।

সারাংশের নিজস্ব সীমা আছে প্রতি বট প্রতিদিন ৪০টি, আপনার উত্তর থেকে আলাদা। একটি বিদ্যমান সারাংশ পড়া বা এর PDF ডাউনলোড করা বিনামূল্যে; শুধুমাত্র একটি নতুন সারাংশ লেখাই গণনা করা হয়।