Keyda Discussions, prospects et résumés
Discussions est l'endroit où atterrit chaque conversation avec votre bot. Ce guide couvre ce que vous pouvez faire au-delà de la lecture : voir les photos et documents envoyés par un visiteur, donner un nom à la discussion, la transformer en prospect, et la faire résumer par l'IA — une discussion à la fois ou une journée entière, avec un PDF à transférer.
Photos et documents envoyés par les visiteurs
Un visiteur peut joindre des fichiers à un message avec le trombone du chat. Une photo est décrite par l'IA dès son arrivée — ce qu'elle montre, tout texte visible, ainsi que les codes, numéros de commande ou montants — et un document est lu comme du texte. Le bot répond à partir de cette description en utilisant vos connaissances, exactement comme il le ferait pour une question tapée.
Quand vos connaissances ne couvrent pas ce dont le visiteur a besoin, le bot le signale et lui indique qu'il a transmis le fichier. Dans Discussions, vous voyez le fichier lui-même ainsi qu'une note d'une ligne sur ce que l'IA a compris, afin qu'une personne puisse prendre le relais.
Les photos (JPG, PNG, WebP ou GIF) peuvent atteindre 5 Mo chacune et les documents (PDF, Word, texte brut, CSV ou Markdown) 10 Mo ; trois fichiers par message, dix par conversation, et 300 par jour pour l'ensemble du bot. Le tableau complet se trouve dans Limites et sécurité.
Les fichiers sont stockés avec la conversation et supprimés avec elle — lorsque la conversation expire selon votre fenêtre de rétention, ou lorsque vous supprimez l'entreprise. Ils ne comptent jamais dans vos réponses mensuelles.
Pour désactiver cette fonction, désactivez Installer → Autoriser les visiteurs à envoyer des photos et des fichiers. Le trombone disparaît du widget et les envois sont refusés.
Nommer une discussion
Ouvrez une discussion et appuyez sur le crayon à côté de son titre pour lui donner un nom ; jusque-là, elle apparaît comme Visiteur du site. Un nom peut aussi arriver de lui-même quand un visiteur en fournit un — dans un parcours de bienvenue, ou quand il laisse ses coordonnées pour parler à une personne.
Marquer un prospect
Un prospect est une discussion à laquelle on a donné un statut — il n'y a rien de distinct à créer. Ouvrez la discussion et choisissez un statut ; un champ de contact et une note apparaissent, et la discussion est répertoriée dans Prospects.
- Nouveau — mérite d'être suivi, et personne ne l'a encore fait.
- Contacté — vous avez appelé, envoyé un message ou répondu.
- Qualifié — ils veulent ce que vous vendez et peuvent l'acheter.
- Gagné — ils ont acheté ou réservé.
- Perdu — ils ne l'ont pas fait, ou ne donnent plus de nouvelles.
Une discussion devient aussi un prospect de son propre chef dans deux cas : un parcours de bienvenue réglé pour marquer la discussion à sa fin, et un visiteur qui laisse un numéro de téléphone ou un e-mail pour parler à une personne. La source est enregistrée sur le prospect, ce qui permet de distinguer les trois cas.
Prospects répertorie toutes les discussions ayant un statut — nom, contact, ce qui les intéressait, la page depuis laquelle ils ont écrit et quand — et filtre par statut. En attente de vous est la liste plus courte des visiteurs qui ont demandé une personne et attendent toujours ; répondez-y et votre réponse apparaît directement dans leur discussion.
Exporter en CSV sur l'écran Prospects télécharge la liste affichée : nom, contact, statut, source, note, intérêt, page, première visite, dernier message et un lien vers la discussion.
Résumer une discussion
Résumer sur toute discussion comportant au moins deux messages rédige un rapport court et factuel : un titre, l'intention du visiteur et le résultat, le ressenti, les faits clés, ce que le bot a fait, des actions à mener pour vous et pour l'entraînement, les détails du prospect, les questions restées sans réponse, et un message de relance prêt à envoyer — avec un lien WhatsApp lorsque le contact est un numéro de téléphone.
Il est rédigé dans la langue de votre bot, s'en tient à ce que dit la transcription, et ne recopie jamais les numéros de carte, codes à usage unique ou numéros d'identité dans le rapport.
Un résumé est conservé une fois rédigé. De nouveaux messages le marquent comme obsolète ; l'ancien reste lisible et Actualiser en rédige un nouveau.
Résumé du jour
Résumé du jour, en haut de Discussions, condense une journée entière : conversations, messages auxquels le bot a répondu ou non, transmissions à une personne, fichiers, nouveaux prospects et heure la plus active — puis les principaux sujets avec un exemple chacun, les thèmes sur lesquels il a échoué de façon répétée avec une correction suggérée, les prospects qui valent la peine d'être relancés, des actions à mener et des suggestions pour entraîner le bot.
Choisissez n'importe quelle date ; la journée s'étend de minuit à minuit dans le fuseau horaire de votre navigateur. Les décomptes sont toujours à jour en temps réel. La partie rédigée est conservée et marquée comme obsolète quand les décomptes évoluent, et Régénérer l'actualise.
Télécharger le PDF sur l'un ou l'autre résumé vous donne un vrai document avec le même contenu, mis en page pour l'impression ou le transfert. Toutes les langues parlées par votre bot s'impriment correctement, sauf le japonais, le coréen et le chinois, dont les caractères ne s'affichent pas dans le fichier — le résumé à l'écran n'est pas affecté.
Les résumés disposent de leur propre quota de 40 par jour et par bot, distinct de vos réponses. Lire un résumé existant ou télécharger son PDF est gratuit ; seule la rédaction d'un nouveau résumé est comptabilisée.