Keyda Chats, leads en samenvattingen
Chats is waar elk gesprek met je bot terechtkomt. Deze handleiding behandelt wat je ermee kunt doen naast lezen: de foto's en documenten bekijken die een bezoeker stuurde, de chat een naam geven, hem omzetten in een lead, en de AI hem laten samenvatten — één chat tegelijk of een hele dag, met een PDF om door te sturen.
Foto's en documenten van bezoekers
Een bezoeker kan met de paperclip in de chat bestanden aan een bericht toevoegen. Een foto wordt door de AI beschreven zodra hij binnenkomt — wat erop te zien is, zichtbare tekst, en codes, bestelnummers of bedragen — en een document wordt als tekst gelezen. De bot antwoordt op basis van die beschrijving met je kennis, precies zoals bij een getypte vraag.
Als je kennis niet dekt wat de bezoeker nodig heeft, zegt de bot dat en vertelt hij dat het bestand is doorgestuurd. In Chats zie je het bestand zelf en een notitie van één regel met wat de AI begreep, zodat iemand het kan oppakken.
Foto's (JPG, PNG, WebP of GIF) mogen elk tot 5 MB zijn en documenten (PDF, Word, platte tekst, CSV of Markdown) tot 10 MB; drie bestanden per bericht, tien per gesprek en 300 per dag voor de hele bot. De volledige tabel staat in Limieten en beveiliging.
Bestanden worden bij het gesprek bewaard en samen ermee verwijderd — wanneer het gesprek verloopt binnen je bewaartermijn, of wanneer je het bedrijf verwijdert. Ze tellen nooit mee voor je maandelijkse antwoorden.
Om dit uit te zetten, schakel Installeren → Laat bezoekers foto's en bestanden sturen uit. De paperclip verdwijnt uit de widget en uploads worden geweigerd.
Een chat een naam geven
Open een chat en tik op het potloodje naast de titel om er een naam aan te geven; tot die tijd staat hij vermeld als Websitebezoeker. Een naam verschijnt ook vanzelf zodra een bezoeker er een geeft — in een welkomstflow, of wanneer die zijn gegevens achterlaat om met een persoon te spreken.
Een lead markeren
Een lead is een chat met een status — er is niets aparts om aan te maken. Open de chat en kies een status; een contactveld en een notitie verschijnen, en de chat wordt vermeld onder Leads.
- Nieuw — het waard om op te volgen, en dat heeft nog niemand gedaan.
- Gecontacteerd — je hebt gebeld, een bericht gestuurd of geantwoord.
- Gekwalificeerd — ze willen wat je verkoopt en kunnen het kopen.
- Gewonnen — ze hebben gekocht of geboekt.
- Verloren — dat deden ze niet, of ze lieten niets meer horen.
Een chat wordt ook vanzelf een lead in twee gevallen: een welkomstflow die is ingesteld om de chat te markeren wanneer hij eindigt, en een bezoeker die een telefoonnummer of e-mailadres achterlaat om met een persoon te spreken. De bron wordt bij de lead vastgelegd, zodat je de drie uit elkaar kunt houden.
Leads toont elke chat met een status — naam, contact, waar ze interesse in hadden, de pagina waarvandaan ze schreven en wanneer — en filtert op status. Wacht op jou is de kortere lijst van bezoekers die om een persoon vroegen en nog wachten; antwoord daar en je reactie verschijnt in hun eigen chat.
Exporteer CSV op het scherm Leads downloadt de lijst die je bekijkt: naam, contact, status, bron, notitie, interesse, pagina, eerst gezien, laatste bericht en een link naar de chat.
Eén chat samenvatten
Samenvatten op een willekeurige chat met minstens twee berichten schrijft een kort, feitelijk rapport: een titel, de intentie en de uitkomst van de bezoeker, sentiment, belangrijkste feiten, wat de bot deed, actiepunten voor jou en voor training, leadgegevens, de vragen die onbeantwoord bleven, en een vervolgbericht dat klaarstaat om te versturen — met een WhatsApp-link als het contact een telefoonnummer is.
Het is geschreven in de taal van je bot, houdt zich aan wat het transcript zegt, en neemt nooit kaartnummers, eenmalige codes of ID-nummers over in het rapport.
Een samenvatting blijft bewaard zodra hij geschreven is. Nieuwe berichten markeren hem als verouderd; de oude blijft leesbaar en Vernieuwen schrijft een nieuwe.
Samenvatting van vandaag
Samenvatting van vandaag bovenaan Chats vat een hele dag samen: gesprekken, berichten die de bot wel en niet kon beantwoorden, overdrachten naar een persoon, bestanden, nieuwe leads en het drukste uur — daarna de belangrijkste topics met telkens een voorbeeld, de thema's waar hij op bleef vastlopen met een voorgestelde oplossing, de leads die het waard zijn om na te jagen, actiepunten en suggesties om de bot te trainen.
Kies een willekeurige datum; de dag loopt van middernacht tot middernacht in de tijdzone van je browser. De tellingen zijn altijd live. Het geschreven deel blijft bewaard en wordt als verouderd gemarkeerd zodra de tellingen veranderen, en Opnieuw genereren vernieuwt het.
Download PDF op beide soorten samenvatting geeft je een echt document met dezelfde inhoud, opgemaakt om te printen of door te sturen. Elke taal die je bot spreekt, wordt correct afgedrukt, behalve Japans, Koreaans en Chinees, waarvan de tekens niet in het bestand worden weergegeven — de samenvatting op het scherm blijft daardoor onaangetast.
Samenvattingen hebben een eigen limiet van 40 per dag per bot, los van je antwoorden. Een bestaande samenvatting lezen of de PDF ervan downloaden is gratis; alleen het schrijven van een nieuwe telt mee.