Buchungen annehmen

Wenn Buchungen aktiviert sind, bucht ein Patient oder Kunde einen Termin für eine Ihrer Leistungen, ohne den Chat zu verlassen: Er wählt einen Tag, sieht die Zeiten, die wirklich frei sind, und hinterlässt Namen und Telefonnummer. Sie bestätigen die Buchung auf dem Bildschirm Buchungen, und seine Buchungskarte im Chat wechselt auf „Bestätigt“, mit „Zum Kalender hinzufügen“. Im Chat wird nicht bezahlt: Bezahlt wird beim Termin.

Zuerst müssen Ihre Leistungen erfasst sein, jeweils mit ihrer Dauer, und bei denen, die gebucht werden dürfen, muss Kunden können dies im Chat buchen angehakt sein.

Zeiten festlegen

Aktivieren Sie unter Dienstleistungen → Einstellungen die Option Buchungen im Chat annehmen und tragen Sie Folgendes ein:

• Zeitzone — jede Uhrzeit wird in Ihrer Zeitzone angezeigt, egal was das Telefon des Kunden anzeigt.
• Zeiten, zu denen Sie Termine annehmen — ein oder mehrere Zeiträume pro Tag, etwa 10:00–13:30 und 16:30–20:00; ein Tag ohne Zeiten gilt als geschlossen.
• Jedes Zeitfenster dauert 10 bis 60 Minuten. Eine Leistung, die länger dauert, belegt so viele Zeitfenster wie nötig.
• Buchungen pro Zeitfenster — die Anzahl der Stühle, Räume oder Personen, die gleichzeitig arbeiten.
• Mindestens so weit im Voraus buchen, So viele Tage im Voraus buchbar (bis zu 90) und Kunden können im Chat stornieren bis — wie lange vor dem Termin ein Kunde noch stornieren darf.
• Geschlossene Tage — Feiertage und Ruhetage. Vergangene Daten verschwinden von selbst.

Die Einstellungen unter Auf Kunden antworten gelten auch hier: jede Buchung automatisch bestätigen oder jede selbst bestätigen, und wie viele Minuten vergehen dürfen, bevor einem noch wartenden Kunden die Telefonnummer aus Ihren Unternehmensdetails angezeigt wird.

Was der Kunde tut

Eine buchbare Leistung hat auf ihrer Karte eine Schaltfläche Buchen. Sie öffnet eine Leiste mit Tagen — geschlossene Tage sind ausgegraut — und die freien Zeiten des gewählten Tages. Der Kunde wählt eine Zeit, gibt Namen und Telefonnummer an und, wenn er möchte, eine Notiz, und sendet die Anfrage. Nimmt jemand anderes diese Zeit, während er noch wählt, erfährt er das und sieht den Tag erneut; zwei Personen können nie den letzten Platz belegen.

Die Buchungskarte bleibt im Chat des Kunden und ist wieder da, wenn er Tage später auf Ihre Website zurückkehrt. „Ist mein Termin bestätigt?“ oder „Wann ist mein Termin?“ wird direkt aus der Buchung beantwortet, ohne KI. Der Bot kann nie etwas buchen, verschieben, bestätigen oder stornieren und sieht nie, welche Zeiten frei sind – er kann also keine versprechen. Ihre Zeiten und geschlossenen Tage kennt er aber, sodass „Haben Sie am 25. Dezember geöffnet?“ eine klare Antwort bekommt.

Der Bildschirm „Buchungen“

Wartet auf Sie listet die offenen Anfragen: Bestätigen oder Ablehnen, mit einer Begründung, die der Kunde liest. Darunter steht der gewählte Tag in zeitlicher Reihenfolge, in Ihrer Zeitzone. Sobald die Zeit eines Termins gekommen ist, wählen Sie Als abgeschlossen markieren oder Als verpasst markieren; eine Anfrage, deren Zeit verstrichen ist, bevor jemand geantwortet hat, kann nur noch abgelehnt werden. Buchung stornieren gibt das Zeitfenster jederzeit vor dem Termin wieder frei.

Neue Anfragen lösen wie Bestellungen einen Signalton und eine Markierung aus; solange der Bildschirm „Buchungen“ geöffnet ist, ertönt der Signalton auch bei einer Stornierung durch den Kunden. Jede Anfrage wird außerdem per E-Mail an die Kontakt-E-Mail-Adresse Ihres Bots gesendet oder, wenn keine hinterlegt ist, an die Inhaber des Unternehmens — die E-Mail sagt, dass eine Notiz hinterlassen wurde, aber nie, was darin steht. Ein Chat kann drei offene Buchungen gleichzeitig haben. Alle Buchungen zeigt sie mit Filtern und der Option CSV exportieren.

WhatsApp-Benachrichtigungen

Derselbe Schalter WhatsApp-Benachrichtigungen befindet sich im Kopfbereich des Bildschirms „Buchungen“: Jede Anfrage erreicht das Telefon, mit dem Sie sich anmelden, als WhatsApp-Nachricht — die Leistung und die Uhrzeit, mit einem Link —, und eine einzige Erinnerung folgt, wenn niemand sie innerhalb Ihrer Wartezeit beantwortet hat. Die Notiz ist nie darin enthalten.

Die Notiz bleibt bei Ihnen

Patienten schreiben Symptome in diese Notiz. Sie erscheint auf dem Bildschirm „Buchungen“ und in dessen CSV-Export und nirgendwo sonst: Sie wird nie an die KI gesendet und nie in eine E-Mail übernommen. Name, Telefonnummer und Notiz des Kunden werden nach 180 Tagen gelöscht. Siehe Ihre Daten.

Ein Kalender gilt für das ganze Unternehmen; getrennte Kalender pro Arzt oder Stylist gibt es noch nicht.