Accettare prenotazioni

Con le prenotazioni attive, un paziente o un cliente prenota un orario per uno dei tuoi servizi senza lasciare la chat: sceglie un giorno, vede gli orari davvero liberi e lascia nome e numero. Tu confermi nella schermata Prenotazioni, e la sua scheda di prenotazione in chat passa a "Confermata", con "Aggiungi al calendario". In chat non si paga: si paga alla visita.

Prima devi avere i tuoi servizi in elenco, ognuno con la sua durata, e I clienti possono prenotarlo in chat spuntato su quelli prenotabili.

Imposta i tuoi orari

In Servizi → Impostazioni, attiva Accetta prenotazioni in chat e compila:

• Fuso orario — ogni orario è mostrato nel tuo, qualunque sia quello del telefono del cliente.
• Orari in cui ricevi appuntamenti — uno o più intervalli al giorno, come 10:00–13:30 e 16:30–20:00; un giorno senza orari è chiuso.
• Ogni fascia dura da 10 a 60 minuti. Un servizio più lungo di una fascia occupa tutte le fasce necessarie.
• Prenotazioni per fascia — il numero di poltrone, stanze o persone che lavorano contemporaneamente.
• Prenotare con almeno questo anticipo, Apri con questi giorni di anticipo (fino a 90) e I clienti possono annullare in chat fino a — quanto tempo prima della visita un cliente può ancora annullare.
• Date di chiusura — festività e giorni di riposo. Le date passate spariscono da sole.

Le scelte in Rispondere ai clienti valgono anche qui: confermare ogni prenotazione automaticamente o confermarle tu una per una, e quanti minuti possono passare prima che a un cliente ancora in attesa venga mostrato il numero di telefono indicato nei dettagli della tua attività.

Cosa fa il cliente

Un servizio prenotabile ha un pulsante Prenota sulla sua scheda. Apre una fila di giorni — i giorni di chiusura sono in grigio — e gli orari liberi del giorno scelto. Il cliente ne sceglie uno, lascia nome e numero di telefono e, se vuole, una nota, e invia la richiesta. Se qualcun altro prende quell'orario mentre sta scegliendo, viene avvisato e gli viene mostrato di nuovo il giorno; due persone non possono mai prendere l'ultimo posto.

La scheda della prenotazione resta nella sua chat e ricompare quando torna sul tuo sito giorni dopo. "Il mio appuntamento è confermato?" o "quando è il mio appuntamento?" riceve risposta dalla prenotazione stessa, senza AI. Il bot non può mai prenotare, spostare, confermare o annullare nulla, e non vede mai quali orari sono liberi, quindi non può prometterne uno. Conosce però i tuoi orari e le date di chiusura, così "siete aperti il 25 dicembre?" riceve una risposta chiara.

La schermata Prenotazioni

In attesa di te elenca le richieste a cui rispondere: Conferma o Rifiuta, con un motivo che il cliente legge. Sotto c'è il giorno scelto in ordine di orario, nel tuo fuso orario. Quando arriva l'ora di una visita, scegli Segna come completato o Segna come mancata; una richiesta il cui orario è passato prima che qualcuno rispondesse può solo essere rifiutata. Annulla prenotazione libera la fascia in qualsiasi momento prima della visita.

Le nuove richieste suonano e mostrano il badge come gli ordini; mentre la schermata Prenotazioni è aperta, suona anche un annullamento fatto dal cliente. Ogni richiesta viene anche inviata via email all'indirizzo email di contatto del tuo bot o, se non c'è, ai proprietari dell'attività — l'email dice se è stata lasciata una nota, mai cosa c'è scritto. Una chat può avere tre prenotazioni aperte alla volta. Tutte le prenotazioni le elenca con filtri e Esporta CSV.

Avvisi WhatsApp

Lo stesso pulsante Avvisi WhatsApp si trova nell'intestazione della schermata Prenotazioni: ogni richiesta arriva come messaggio WhatsApp al numero di telefono con cui accedi — il servizio e l'orario, con un link — e segue un solo promemoria se nessuno ha risposto entro il tuo tempo di attesa. La nota non c'è mai.

La nota resta a te

I pazienti scrivono i sintomi in quella nota. Viene mostrata nella schermata Prenotazioni e nella sua esportazione CSV, e da nessun'altra parte: non viene mai inviata all'IA né inserita in un'email. Nome, telefono e nota del cliente vengono cancellati dopo 180 giorni. Vedi I tuoi dati.

Un solo calendario copre tutta l'attività; calendari separati per medico o parrucchiere non sono ancora disponibili.