Przyjmowanie rezerwacji

Gdy rezerwacje są włączone, pacjent lub klient rezerwuje termin na jedną z Twoich usług bez wychodzenia z czatu: wybiera dzień, widzi naprawdę wolne godziny i zostawia imię oraz numer. Potwierdzasz rezerwację na ekranie Rezerwacje, a jej karta w czacie zmienia się na Potwierdzona, z przyciskiem Dodaj do kalendarza. W czacie nie ma płatności: klient płaci podczas wizyty.

Najpierw musisz dodać swoje usługi, każdą z czasem trwania, i zaznaczyć Klienci mogą to zarezerwować w czacie przy tych, które można rezerwować.

Ustaw godziny

W sekcji Usługi → Ustawienia włącz Przyjmuj rezerwacje w czacie i uzupełnij:

• Strefa czasowa — wszystkie godziny są pokazywane w Twojej strefie, niezależnie od ustawień telefonu klienta.
• Godziny przyjmowania wizyt — jeden lub kilka przedziałów dziennie, np. 10:00–13:30 i 16:30–20:00; dzień bez godzin jest zamknięty.
• Każdy termin trwa od 10 do 60 minut. Usługa dłuższa niż jeden termin zajmuje tyle terminów, ile potrzebuje.
• Rezerwacje na jeden termin — liczba foteli, gabinetów lub osób pracujących jednocześnie.
• Rezerwuj co najmniej z takim wyprzedzeniem, Otwarte tyle dni naprzód (maksymalnie 90) oraz Klienci mogą anulować w czacie do — ile czasu przed wizytą klient może ją jeszcze anulować.
• Dni zamknięte — święta i dni wolne. Minione daty znikają same.

Opcje w sekcji Odpowiadanie klientom działają także tutaj: automatyczne potwierdzanie każdej rezerwacji albo potwierdzanie każdej samodzielnie oraz to, ile minut może minąć, zanim klient, który wciąż czeka, zobaczy numer telefonu podany w szczegółach firmy.

Co robi klient

Usługa, którą można zarezerwować, ma na swojej karcie przycisk Zarezerwuj. Otwiera on pasek dni — dni zamknięte są wyszarzone — oraz wolne godziny wybranego dnia. Klient wybiera godzinę, podaje imię i numer telefonu oraz, jeśli chce, notatkę, i wysyła prośbę. Jeśli ktoś inny zajmie ten termin, zanim klient skończy wybierać, dostaje o tym informację i znów widzi ten dzień; dwie osoby nigdy nie zajmą ostatniego miejsca.

Karta rezerwacji zostaje w czacie klienta i wraca, gdy po kilku dniach znów odwiedzi Twoją stronę. Na pytania „czy moja wizyta jest potwierdzona?” albo „kiedy mam wizytę?” odpowiedź pochodzi z samej rezerwacji, bez AI. Bot nigdy niczego nie zarezerwuje, nie przełoży, nie potwierdzi ani nie anuluje i nigdy nie widzi, które terminy są wolne, więc nie może żadnego obiecać. Zna za to Twoje godziny i dni zamknięte, więc na pytanie „czy macie otwarte 25 grudnia?” odpowie wprost.

Ekran Rezerwacje

Czeka na Ciebie pokazuje prośby do rozpatrzenia: Potwierdź lub Odrzuć, z powodem, który klient przeczyta. Poniżej jest wybrany dzień w kolejności godzin, w Twojej strefie czasowej. Gdy nadejdzie godzina wizyty, wybierz Oznacz jako zrealizowane lub Oznacz nieobecność; prośbę, której termin minął, zanim ktoś odpowiedział, można już tylko odrzucić. Anuluj rezerwację zwalnia termin w dowolnym momencie przed wizytą.

Nowe prośby, tak jak zamówienia, odtwarzają dźwięk i pokazują plakietkę; gdy ekran Rezerwacje jest otwarty, dźwięk słychać także wtedy, gdy klient sam anuluje rezerwację. Każda prośba trafia też e-mailem na kontaktowy adres e-mail Twojego bota, a jeśli go nie ma — do właścicieli firmy; z e-maila wynika, że zostawiono notatkę, ale nigdy nie ma w nim jej treści. W jednym czacie mogą być jednocześnie trzy otwarte rezerwacje. Wszystkie rezerwacje pokazuje je z filtrami i opcją Eksportuj CSV.

Powiadomienia WhatsApp

Ten sam przełącznik Powiadomienia WhatsApp jest u góry ekranu Rezerwacje: każda prośba o rezerwację trafia jako wiadomość WhatsApp na telefon, którym się logujesz — usługa i godzina, z linkiem — a jeśli nikt na nią nie odpowie w ustawionym czasie oczekiwania, przychodzi jedno przypomnienie. Notatka nigdy się w niej nie pojawia.

Notatka zostaje u Ciebie

Pacjenci wpisują w tej notatce objawy. Jest widoczna na ekranie Rezerwacje i w jego eksporcie CSV, i nigdzie indziej: nigdy nie trafia do AI ani do e-maila. Imię, telefon i notatka klienta są usuwane po 180 dniach. Zobacz Twoje dane.

Jeden kalendarz obejmuje całą firmę; osobne kalendarze dla każdego lekarza czy fryzjera nie są jeszcze dostępne.