Obrolan, prospek, dan ringkasan

Obrolan adalah tempat semua percakapan dengan bot Anda berkumpul. Panduan ini membahas apa yang dapat Anda lakukan dengan satu obrolan selain membacanya: melihat foto dan dokumen yang dikirim pengunjung, memberi nama pada obrolan, menjadikannya prospek, dan meminta AI meringkasnya — satu obrolan sekaligus atau seluruh hari, lengkap dengan PDF untuk diteruskan.

Foto dan dokumen dari pengunjung

Pengunjung dapat melampirkan file ke sebuah pesan dengan ikon penjepit kertas di obrolan. Foto dideskripsikan oleh AI segera setelah diterima — apa yang ditampilkannya, teks yang terlihat, serta kode, nomor pesanan, atau jumlah — sementara dokumen dibaca sebagai teks. Bot menjawab berdasarkan deskripsi itu menggunakan pengetahuan Anda, persis seperti saat menjawab pertanyaan yang diketik.

Jika pengetahuan Anda tidak mencakup apa yang dibutuhkan pengunjung, bot akan mengatakannya dan memberi tahu mereka bahwa file itu telah diteruskan. Di Obrolan Anda melihat file itu sendiri beserta catatan singkat tentang apa yang dipahami AI, sehingga seseorang dapat menindaklanjutinya.

Foto (JPG, PNG, WebP, atau GIF) dapat berukuran hingga 5 MB masing-masing dan dokumen (PDF, Word, teks biasa, CSV, atau Markdown) hingga 10 MB; tiga file per pesan, sepuluh per percakapan, dan 300 per hari untuk seluruh bot. Tabel lengkapnya ada di Limits and security.

File disimpan bersama percakapannya dan dihapus bersamanya — saat percakapan itu kedaluwarsa sesuai jangka waktu penyimpanan Anda, atau saat Anda menghapus bisnis. File tidak pernah dihitung sebagai bagian dari jawaban bulanan Anda.

Untuk mematikan fitur ini, matikan Instal → Let visitors send photos and files. Ikon penjepit kertas akan hilang dari widget dan unggahan akan ditolak.

Mendeskripsikan foto memerlukan penyedia AI yang dapat melihat gambar (Gemini atau OpenAI). Jika tidak ada yang merespons, file tersebut tetap sampai ke Anda di Obrolan dan bot memberi tahu pengunjung bahwa file itu tidak dapat dibaca.

Versi lama dari SDK Android dan Flutter tidak dapat membuka pemilih file, jadi widget menyembunyikan ikon penjepit kertas di dalam aplikasi tersebut. Referensi widget mencantumkan versi yang bisa.

Memberi nama obrolan

Buka sebuah obrolan dan ketuk ikon pensil di sebelah judulnya untuk memberinya nama; sebelum itu, obrolan tercantum sebagai Website visitor. Nama juga dapat muncul dengan sendirinya saat pengunjung memberikannya — dalam alur sambutan, atau saat mereka meninggalkan detailnya untuk berbicara dengan seseorang.

Menandai prospek

Prospek adalah obrolan yang memiliki status — tidak ada yang perlu dibuat secara terpisah. Buka obrolan itu dan pilih status; kolom kontak dan catatan akan muncul, dan obrolan itu akan tercantum di Prospek.

New — layak ditindaklanjuti, dan belum ada yang melakukannya.
Contacted — Anda sudah menelepon, mengirim pesan, atau membalas.
Qualified — mereka menginginkan apa yang Anda jual dan mampu membelinya.
Won — mereka membeli atau memesan.
Lost — mereka tidak jadi, atau tidak lagi merespons.

Sebuah obrolan juga dapat menjadi prospek dengan sendirinya dalam dua kasus: alur sambutan yang diatur untuk menandai obrolan saat selesai, dan pengunjung yang meninggalkan nomor telepon atau email untuk berbicara dengan seseorang. Sumbernya dicatat pada data prospek, sehingga Anda dapat membedakan ketiganya.

Prospek mencantumkan setiap obrolan yang memiliki status — nama, kontak, apa yang mereka minati, halaman tempat mereka menulis, dan kapan — serta dapat difilter berdasarkan status. Menunggu Anda adalah daftar yang lebih singkat berisi pengunjung yang meminta bicara dengan seseorang dan masih menunggu; balas di sana dan balasan Anda akan muncul di obrolan mereka sendiri.

Export CSV di layar Prospek mengunduh daftar yang sedang Anda lihat: nama, kontak, status, sumber, catatan, minat, halaman, pertama terlihat, pesan terakhir, dan tautan ke obrolan.

Meringkas satu obrolan

Summarise pada obrolan mana pun dengan minimal dua pesan menulis laporan singkat dan faktual: judul, maksud pengunjung dan hasilnya, sentimen, fakta utama, yang dilakukan bot, hal yang perlu ditindaklanjuti untuk Anda dan untuk pelatihan, detail prospek, pertanyaan yang tidak terjawab, dan pesan tindak lanjut yang siap dikirim — lengkap dengan tautan WhatsApp jika kontaknya berupa nomor telepon.

Ditulis dalam bahasa bot Anda, tetap berpegang pada isi transkrip, dan tidak pernah menyalin nomor kartu, kode sekali pakai, atau nomor identitas ke dalam laporan.

Ringkasan tetap tersimpan setelah ditulis. Pesan baru akan menandainya usang; ringkasan lama tetap dapat dibaca dan Muat ulang menulis yang baru.

Ringkasan hari ini

Ringkasan hari ini di bagian atas Obrolan merangkum satu hari penuh: percakapan, pesan yang berhasil dan tidak dapat dijawab bot, pengalihan ke seseorang, file, prospek baru, dan jam tersibuk — lalu topik teratas lengkap dengan masing-masing satu contoh, tema yang terus gagal dijawab beserta saran perbaikannya, prospek yang layak dikejar, hal yang perlu ditindaklanjuti, dan saran untuk melatih bot.

Pilih tanggal mana pun; harinya berjalan dari tengah malam ke tengah malam sesuai zona waktu peramban Anda. Hitungannya selalu langsung (live). Bagian tertulisnya tetap tersimpan dan ditandai usang saat hitungannya berubah, dan Buat ulang akan memperbaruinya.

PDF

Download PDF pada ringkasan mana pun memberi Anda dokumen sungguhan dengan isi yang sama, ditata untuk dicetak atau diteruskan. Setiap bahasa yang dapat dipakai bot Anda tercetak dengan benar kecuali Jepang, Korea, dan Mandarin, yang karakternya tidak tampil dengan benar di file itu — ringkasan di layar tidak terpengaruh.

Ringkasan memiliki jatah tersendiri, yaitu 40 per hari per bot, terpisah dari jawaban Anda. Membaca ringkasan yang sudah ada atau mengunduh PDF-nya tidak dikenakan biaya; hanya menulis ringkasan baru yang dihitung.