Receber marcações

Com as marcações ativas, um paciente ou cliente marca uma hora para um dos seus serviços sem sair do chat: escolhe um dia, vê as horas que estão mesmo livres e deixa o nome e o número. Confirma-a no ecrã Marcações, e o cartão da marcação no chat passa a Confirmada, com Adicionar ao calendário. Não há pagamento no chat: o cliente paga no dia da visita.

Primeiro precisa dos seus serviços listados, cada um com a sua duração, e com Os clientes podem marcar isto no chat assinalado nos que as pessoas podem marcar.

Defina o seu horário

Em Serviços → Definições, ative Aceitar marcações no chat e preencha:

• Fuso horário — todas as horas são mostradas no seu, seja qual for o do telemóvel do cliente.
• Horas em que aceita marcações — um ou mais intervalos por dia, como 10:00–13:30 e 16:30–20:00; um dia sem horas fica fechado.
• Cada horário dura de 10 a 60 minutos. Um serviço mais longo do que um horário ocupa tantos horários quantos precisar.
• Marcações por horário — o número de cadeiras, salas ou pessoas a trabalhar ao mesmo tempo.
• Marcar com pelo menos esta antecedência, Abrir com estes dias de antecedência (até 90) e Os clientes podem cancelar no chat até — com quanta antecedência em relação à visita um cliente ainda pode cancelar.
• Dias de encerramento — feriados e dias de folga. As datas passadas desaparecem sozinhas.

As opções em Responder aos clientes também se aplicam aqui: confirmar todas as marcações automaticamente ou confirmar cada uma pessoalmente, e quantos minutos podem passar até que um cliente ainda à espera veja o número de telefone indicado nos detalhes da sua empresa.

O que o cliente faz

Um serviço que se pode marcar tem um botão Marcar no cartão. Abre uma faixa de dias — os dias fechados aparecem a cinzento — e as horas livres do dia escolhido. O cliente escolhe uma, indica o nome e o número de telefone e, se quiser, uma nota, e envia o pedido. Se outra pessoa ficar com essa hora enquanto escolhe, é avisado e volta a ver o dia; duas pessoas nunca podem ficar com o último lugar.

O cartão da marcação fica no chat do cliente e volta a aparecer quando ele regressa ao seu site dias depois. “A minha marcação está confirmada?” ou “quando é a minha marcação?” é respondido a partir da própria marcação, sem IA. O bot nunca pode marcar, mudar, confirmar ou cancelar nada, e nunca vê que horas estão livres, por isso não pode prometer nenhuma. Mas conhece o seu horário e os dias de encerramento, por isso “estão abertos a 25 de dezembro?” recebe uma resposta direta.

O ecrã Marcações

À sua espera lista os pedidos a que tem de responder: Confirmar ou Recusar, com um motivo que o cliente lê. Por baixo está o dia escolhido por ordem de hora, no seu fuso horário. Quando chega a hora de uma visita, use Marcar como concluída ou Marcar como falta; um pedido cuja hora passou antes de alguém responder só pode ser recusado. Cancelar marcação liberta o horário em qualquer momento antes da visita.

Os novos pedidos tocam um sinal sonoro e mostram o indicador tal como as encomendas; enquanto o ecrã Marcações estiver aberto, o cancelamento feito pelo próprio cliente também toca. Cada pedido é também enviado para o email de contacto do seu bot ou, se não houver nenhum, para os proprietários da empresa — o email diz quando foi deixada uma nota, nunca o que ela diz. Um chat pode ter três marcações em aberto ao mesmo tempo. Todas as marcações lista-as com filtros e Exportar CSV.

Alertas por WhatsApp

O mesmo botão Alertas por WhatsApp está no cabeçalho do ecrã Marcações: cada pedido chega como mensagem de WhatsApp ao número com que inicia sessão — o serviço e a hora, com um link — e segue-se um único lembrete se ninguém lhe tiver respondido dentro do seu tempo de espera. A nota nunca vai incluída.

A nota fica consigo

Os pacientes escrevem sintomas nessa nota. Aparece no ecrã Marcações e na respetiva exportação CSV, e em mais lado nenhum: nunca é enviada à IA nem incluída num email. O nome, o telefone e a nota do cliente são apagados após 180 dias. Veja Os seus dados.

Um só calendário cobre todo o negócio; ainda não há calendários separados por médico ou cabeleireiro.