Prendre des réservations

Avec les réservations activées, un patient ou un client réserve un horaire pour l'un de vos services sans quitter le chat : il choisit un jour, voit les horaires réellement libres et laisse son nom et son numéro. Vous confirmez sur l'écran Réservations, et sa carte de réservation dans le chat passe à « Confirmée », avec « Ajouter au calendrier ». Il n'y a pas de paiement dans le chat : il paie lors du rendez-vous.

Vos services doivent d'abord être listés, chacun avec sa durée, et Les clients peuvent réserver ceci dans le chat doit être coché sur ceux que l'on peut réserver.

Définissez vos horaires

Dans Services → Paramètres, activez Prendre les réservations dans le chat et renseignez :

• Fuseau horaire — chaque horaire s'affiche dans le vôtre, quel que soit celui du téléphone du client.
• Horaires de vos rendez-vous — une ou plusieurs plages par jour, par exemple 10:00–13:30 et 16:30–20:00 ; un jour sans horaires est considéré comme fermé.
• Chaque créneau dure de 10 à 60 minutes. Un service plus long qu'un créneau occupe autant de créneaux que nécessaire.
• Réservations par créneau — le nombre de fauteuils, de salles ou de personnes qui travaillent en même temps.
• Réserver au moins ce délai à l’avance, Ouvrir ce nombre de jours à l’avance (jusqu'à 90), et Les clients peuvent annuler dans le chat jusqu’à — combien de temps avant le rendez-vous un client peut encore annuler.
• Jours de fermeture — jours fériés et jours de repos. Les dates passées disparaissent d'elles-mêmes.

Les réglages de Répondre aux clients s'appliquent ici aussi : confirmer chaque réservation automatiquement ou les confirmer vous-même une par une, et le nombre de minutes au bout duquel un client qui attend encore voit le numéro de téléphone indiqué dans les détails de votre entreprise.

Ce que fait le client

Un service réservable a un bouton Réserver sur sa carte. Il ouvre une bande de jours — les jours de fermeture sont grisés — et les horaires libres du jour choisi. Le client en choisit un, donne son nom et son numéro de téléphone et, s'il le souhaite, une note, puis envoie la demande. Si quelqu'un d'autre prend cet horaire pendant qu'il choisit, il en est informé et le jour s'affiche à nouveau ; deux personnes ne peuvent jamais prendre la dernière place.

La carte de réservation reste dans son chat et réapparaît quand il revient sur votre site quelques jours plus tard. « Mon rendez-vous est-il confirmé ? » ou « c'est quand, mon rendez-vous ? » reçoit une réponse tirée de la réservation elle-même, sans IA. Le bot ne peut jamais réserver, déplacer, confirmer ou annuler quoi que ce soit, et ne voit jamais quels horaires sont libres : il ne peut donc pas en promettre un. Il connaît en revanche vos horaires et vos jours de fermeture, donc « êtes-vous ouverts le 25 décembre ? » obtient une réponse claire.

L'écran Réservations

En attente de vous liste les demandes auxquelles répondre : Confirmer ou Refuser, avec un motif que le client peut lire. En dessous figure le jour choisi, par ordre horaire, dans votre fuseau horaire. Une fois l'heure d'un rendez-vous venue, choisissez Marquer comme terminée ou Marquer comme manquée ; une demande dont l'heure est passée avant que quelqu'un ne réponde ne peut plus qu'être refusée. Annuler la réservation libère le créneau à tout moment avant le rendez-vous.

Les nouvelles demandes émettent un son et affichent le badge comme les commandes ; tant que l'écran Réservations est ouvert, une annulation faite par le client émet aussi un son. Chaque demande est aussi envoyée par e-mail à l'adresse e-mail de contact de votre bot, ou aux propriétaires de l'entreprise s'il n'y en a pas — l'e-mail indique qu'une note a été laissée, jamais ce qu'elle contient. Un chat peut avoir trois réservations ouvertes à la fois. Toutes les réservations les liste avec des filtres et Exporter en CSV.

Alertes WhatsApp

Le même bouton Alertes WhatsApp se trouve dans l'en-tête de l'écran Réservations : chaque demande arrive sous forme de message WhatsApp au numéro de téléphone avec lequel vous vous connectez — le service et l'heure, avec un lien — et un seul rappel suit si personne n'y a répondu dans votre délai d'attente. La note n'y figure jamais.

La note reste chez vous

Les patients écrivent leurs symptômes dans cette note. Elle s'affiche sur l'écran Réservations et dans son export CSV, et nulle part ailleurs : elle n'est jamais envoyée à l'IA ni insérée dans un e-mail. Le nom, le téléphone et la note du client sont effacés après 180 jours. Voir Vos données.

Un seul calendrier couvre toute l'entreprise ; des calendriers séparés par médecin ou par coiffeur ne sont pas encore disponibles.