Boekingen aannemen

Met boekingen aan boekt een patiënt of klant een tijd voor een van je diensten zonder de chat te verlaten: ze kiezen een dag, zien de tijden die echt vrij zijn en laten hun naam en nummer achter. Jij bevestigt de boeking op het scherm Boekingen, en hun boekingskaart in de chat verandert in Bevestigd, met Toevoegen aan agenda. Er wordt niet betaald in de chat: ze betalen bij het bezoek.

Je moet eerst je diensten invoeren, elk met de duur erbij, en Klanten kunnen dit boeken in de chat aanvinken bij de diensten die mensen mogen boeken.

Stel je tijden in

Zet onder Diensten → Instellingen Boekingen aannemen in de chat aan en vul in:

• Tijdzone — elke tijd wordt in jouw tijdzone getoond, wat de telefoon van de klant ook aangeeft.
• Tijden waarop je afspraken aanneemt — een of meer blokken per dag, zoals 10:00–13:30 en 16:30–20:00; een dag zonder tijden is gesloten.
• Elk tijdvak duurt 10 tot 60 minuten. Een dienst die langer duurt dan één tijdvak neemt zoveel tijdvakken in als nodig.
• Boekingen per tijdvak — het aantal stoelen, kamers of mensen dat tegelijk aan het werk is.
• Minstens zo ver vooruit boeken, Zoveel dagen vooruit open (tot 90) en Klanten kunnen in de chat annuleren tot — hoe lang vóór het bezoek een klant nog mag annuleren.
• Gesloten dagen — feestdagen en vrije dagen. Verstreken data verdwijnen vanzelf.

De keuzes onder Klanten beantwoorden gelden hier ook: elke boeking automatisch bevestigen of elke boeking zelf bevestigen, en hoeveel minuten er mogen verstrijken voordat een klant die nog wacht het telefoonnummer uit je bedrijfsgegevens te zien krijgt.

Wat de klant doet

Een boekbare dienst heeft een knop Boeken op de kaart. Die opent een strook met dagen — gesloten dagen zijn grijs — en de vrije tijden van de gekozen dag. De klant kiest er een, geeft naam en telefoonnummer en eventueel een notitie, en verstuurt de aanvraag. Neemt iemand anders die tijd terwijl de klant nog kiest, dan krijgt de klant dat te horen en ziet de dag opnieuw; twee mensen kunnen nooit allebei de laatste plek nemen.

De boekingskaart blijft in de chat van de klant staan en komt terug als die dagen later je site weer bezoekt. “Is mijn afspraak bevestigd?” of “wanneer is mijn afspraak?” wordt beantwoord vanuit de boeking zelf, zonder AI. De bot kan nooit iets boeken, verzetten, bevestigen of annuleren en ziet nooit welke tijden vrij zijn, dus kan er ook geen beloven. Hij kent wel je tijden en gesloten dagen, dus “zijn jullie op 25 december open?” krijgt een duidelijk antwoord.

Het scherm Boekingen

Wacht op jou toont de aanvragen die je nog moet beantwoorden: Bevestigen of Afwijzen, met een reden die de klant leest. Daaronder staat de gekozen dag op volgorde van tijd, in jouw tijdzone. Is het tijdstip van een bezoek aangebroken, kies dan Markeren als afgerond of Markeren als gemist; een aanvraag waarvan de tijd al voorbij was voordat iemand reageerde, kan alleen worden afgewezen. Boeking annuleren maakt het tijdvak vrij, op elk moment vóór het bezoek.

Nieuwe aanvragen laten een belsignaal horen en zetten de badge, net als bestellingen; zolang het scherm Boekingen open is, klinkt het belsignaal ook als een klant zelf annuleert. Elke aanvraag wordt ook gemaild naar het contact-e-mailadres van je bot, of naar de eigenaren van het bedrijf als dat er niet is — in die e-mail staat wel dat er een notitie is achtergelaten, maar nooit wat erin staat. Eén chat kan drie openstaande boekingen tegelijk hebben. Alle boekingen toont ze met filters en Exporteer CSV.

WhatsApp-meldingen

Dezelfde knop WhatsApp-meldingen staat in de kop van het scherm Boekingen: elke aanvraag komt als WhatsApp-bericht binnen op het nummer waarmee je inlogt — de dienst en het tijdstip, met een link — en er volgt één herinnering als niemand binnen je wachttijd heeft gereageerd. De notitie staat er nooit in.

De notitie blijft bij jou

Patiënten schrijven symptomen in die notitie. Die is te zien op het scherm Boekingen en in de CSV-export daarvan, en nergens anders: ze gaat nooit naar de AI en komt nooit in een e-mail. De naam, het telefoonnummer en de notitie van de klant worden na 180 dagen gewist. Zie Je gegevens.

Eén agenda geldt voor het hele bedrijf; aparte agenda's per arts of kapper zijn er nog niet.