Bestellingen aannemen

Met bestellingen aan kan een klant gerechten in een winkelwagen zetten en een bestelling plaatsen zonder de chat te verlaten. Jij ziet de bestelling op het scherm Bestellingen, zet hem stap voor stap verder, en de klant ziet het gebeuren in de eigen chat. Er wordt niet betaald in de chat: klanten betalen bij het afhalen, aan tafel of bij de bezorging.

Je hebt eerst een menu met prijzen nodig.

Zet het aan

Zet onder Menu → Instellingen Bestellingen aannemen in de chat aan en kies Hoe klanten hun bestelling krijgen:

• Afhalen — de klant haalt de bestelling zelf op.
• Bezorging — door je eigen personeel, met vaste Bezorgkosten en, als je wilt, een Minimale bestelling voor bezorging. De klant typt het adres in.
• Hier eten — voor een tafel. Zet je bot-link op de QR-code van elke tafel, met de tafel aan het eind toegevoegd — https://keyda.in/business/chat/kb_live_your_key_here?t=7 — en de bestelling komt binnen met “tafel 7” erbij.

Klanten beantwoorden bevat twee keuzes die voor bestellingen én boekingen gelden: Elke bestelling automatisch accepteren en elke boeking automatisch bevestigen, en hoeveel minuten er mogen verstrijken voordat een klant die nog wacht het telefoonnummer uit je bedrijfsgegevens te zien krijgt. Een bestelling die niemand heeft geaccepteerd, ziet er voor de klant nooit geaccepteerd uit.

Wat de klant doet

Elk gerecht dat besteld kan worden heeft een knop Toevoegen op de kaart; een gerecht met opties klapt eerst open om er een te kiezen. Een balk boven het berichtvak toont de winkelwagen. Bij het afrekenen staan de regels met plus- en minknoppen, wordt gevraagd hoe de klant de bestelling wil ontvangen, naam en telefoonnummer en een notitie voor de keuken, en staat het totaal eronder, inclusief bezorging. Met Bestellen verschijnt de bestelkaart in de chat.

Ze kunnen het ook gewoon typen: “twee butter chicken en drie garlic naan”, “mujhe 2 butter naan chahiye”. De bot antwoordt met de regels en het totaal om te controleren, en Toevoegen aan bestelling zet ze in de winkelwagen. Een bericht dat elk gerecht duidelijk noemt, wordt zonder AI gelezen en kost niets. Alles wat minder duidelijk is, wordt beantwoord door de AI, die navraagt als niet zeker is welk gerecht bedoeld werd. “Hetzelfde als vorige keer” haalt de laatste bestelling terug, tegen de prijzen van vandaag. De bot kan zelf nooit een bestelling plaatsen, wijzigen of annuleren: dat is altijd een tik van de klant zelf.

Elke prijs wordt opnieuw gecontroleerd als de bestelling wordt geplaatst. Is een prijs veranderd of een gerecht uitverkocht terwijl het in de winkelwagen lag, dan krijgt de klant de winkelwagen opnieuw te zien in plaats van een ander bedrag te betalen. Een tweede tik bij een trage verbinding levert dezelfde bestelling op, niet twee.

Het scherm Bestellingen

Het Bord heeft vier kolommen: Nieuw, In bereiding, Klaar en Vandaag klaar. Een nieuwe bestelling laat een belsignaal horen (Geluid aan), laat het browsertabblad knipperen en zet een badge op Bestellingen — op elk scherm van het dashboard, zelfs in een tabblad op de achtergrond. Elke bestelling wordt ook gemaild naar het contact-e-mailadres van je bot, of naar de eigenaren van het bedrijf als dat er niet is, tot 200 per dag.

Zet een bestelling met één tik verder: Accepteren of Weigeren, Beginnen met bereiden, Markeren als klaar en dan Markeren als afgerond, met Onderweg daartussen bij een bezorging. Bestelling annuleren stopt een bestelling in elke openstaande fase. Bij een weigering of annulering kun je een reden meegeven, die de klant leest. Elke stap verschijnt binnen ongeveer 15 seconden op de bestelkaart van de klant.

Open een bestelling voor de regels, het telefoonnummer van de klant met een WhatsApp-link, Chat openen, de tijdlijn van wie hem wanneer verder heeft gezet, en een Notitie voor je team die de klant nooit ziet. In Alle bestellingen zie je elke bestelling met filters, en Exporteer CSV downloadt wat er te zien is.

Een klant kan een bestelling zelf annuleren totdat die is geaccepteerd. Daarna moet de klant je bellen.

WhatsApp-meldingen

De knop WhatsApp-meldingen in de kop van het scherm Bestellingen stuurt bij elke nieuwe bestelling en boeking een WhatsApp-bericht naar je eigen telefoon, en één herinnering als er een langer wacht dan je wachttijd. Elk teamlid dat bestellingen behandelt, zet hem voor zichzelf aan; de berichten gaan naar het telefoonnummer waarmee die persoon inlogt, dus niemand kan het nummer van een ander toevoegen. Met Testbericht versturen zie je dat het werkt. Een bericht noemt het nummer van de bestelling, het aantal items, het totaal en of het om afhalen, bezorgen of aan tafel gaat, met een link naar de bestelling — nooit de naam, het telefoonnummer, het adres of de notitie van de klant. Een bedrijf krijgt maximaal 100 meldingen per dag.

Limieten

Een bestelling kan tot 30 regels hebben en tot 50 stuks van elk. Eén chat kan drie openstaande bestellingen tegelijk hebben; één internetadres kan 30 bestellingen per uur plaatsen; en een bot neemt tot 500 bestellingen en boekingen per dag aan, je eigen testbestellingen inbegrepen. Tijdens vroege toegang kosten bestellingen niets en beperkt geen enkel abonnement ze — deze limieten houden een stroom nepbestellingen tegen.

Wat er wordt bewaard

De bestelling bewaart een eigen kopie van elke regel, dus een latere prijswijziging verandert hem nooit. De naam, het telefoonnummer, het adres en de notities van de klant worden na 180 dagen gewist; de totalen blijven voor je administratie. Zie Je gegevens.

De kaart Verkoop op het Overzicht toont de bestellingen van vandaag en hun waarde, de items die het meest verkopen, en hoeveel chatbezoekers het menu bekeken, een gerecht openden, iets toevoegden en bestelden.